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POLITIQUE

DE CONFIDENTIALITÉ

APERÇU DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE SONDAPLUS

Le respect de la vie privée fait partie de l'engagement de SondaPLUS envers les répondants et le public.

Lorsque vous participez à une étude réalisée par notre entreprise, vous pouvez avoir confiance dans la confidentialité que nous accordons aux renseignements personnels dont vous nous faites part.

Nous vous garantissons que lorsque vous répondez à l'un de nos sondages, que ce soit en personne ou par téléphone, par courrier ou par Internet, vos réponses individuelles resteront strictement confidentielles et ne seront jamais liées à votre identité sans votre consentement exprès. Nous ne vendrons jamais les renseignements permettant de vous identifier en tant que personne. Vous êtes libre de choisir de participer ou non à un sondage, de ne pas répondre à certaines questions ou de mettre fin à votre participation, et ceci à n'importe quel moment.

La Politique de confidentialité de SondaPLUS constitue un énoncé des principes et une ligne directrice décrivant le niveau de protection des renseignements personnels offert par SondaPLUS aux répondants et au public en général. La Politique de confidentialité de SondaPLUS a pour objectif de promouvoir des pratiques responsables et transparentes de gestion des renseignements personnels, en conformité avec les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

SondaPLUS réévalue continuellement sa Politique de confidentialité afin de s'assurer qu'elle est pertinente et répond aux dernières normes du secteur, des technologies et de la législation.

SondaPLUS est un membre, par l’entremise de sa société mère INCIDENCE recherche, de l’Association de la Recherche et de l’Intelligence Marketing (ARIM).

Cet organisme édicte des normes auxquelles les membres doivent adhérer, en vue de protéger votre vie privée.

Si vous avez des questions quant à la façon dont SondaPLUS protège votre vie privée, veuillez communiquer avec notre agent de protection de la vie privée par courriel à srivard@sondaplus.ca.

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ D'ENTREPRISE DÉTAILLÉE
DE SONDAPLUS

Champ d'application

Les dix principes qui constituent la base de la Politique de confidentialité de SondaPLUS sont interdépendants et SondaPLUS y adhère comme à un tout indivisible. Chaque principe doit être lu avec le commentaire qui l'accompagne. Comme cela est permis par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada), le commentaire situé dans la Politique de confidentialité de SondaPLUS a été rédigé dans le but d'aborder les questions relatives aux renseignements personnels qui sont spécifiques à SondaPLUS.

Le champ d'application de la Politique de confidentialité de SondaPLUS est le suivant :

- La Politique de confidentialité de SondaPLUS s'applique aux renseignements personnels collectés,    

  utilisés ou divulgués par SondaPLUS au cours de ses activités commerciales.

- La Politique de confidentialité de SondaPLUS s'applique à la gestion des renseignements personnels

  sous toutes leurs formes, par exemple orale, électronique ou écrite.

- La Politique de confidentialité de SondaPLUS n'impose aucune limite à la collecte, à l'utilisation ou à la

  divulgation des renseignements suivants par société de recherche :

(a) les renseignements ne permettant pas d'identifier une personne;

(b) tout renseignement utilisé dans le but de communiquer avec une personne en rapport avec

     son emploi, son entreprise ou sa profession, comme le nom de la personne, son poste ou son

     titre, son adresse professionnelle, son numéro de téléphone professionnel, son numéro de

     télécopieur professionnel ou son adresse courriel professionnelle;

(c) le nom, le titre, l'adresse professionnelle ou le numéro de téléphone d'un employé de

     SondaPLUS, si la collecte, l'utilisation et la divulgation de ces renseignements sont en rapport

     avec son emploi auprès de SondaPLUS; et

 (d) d'autres renseignements accessibles publiquement concernant une personne et visés par la

       Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada).

- L'application de la Politique de confidentialité de SondaPLUS est soumise aux exigences et aux

  dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques   (Canada) (ou, de temps à autre, à d'autres lois provinciales substantiellement semblables ayant trait à  

  la confidentialité dans le secteur privé et applicables à nos activités), à la réglementation adoptée en

  vertu de cette loi, ainsi qu'à toute autre législation ou réglementation applicable.

Définitions

Collecte :

Consentement :

Divulgation :

Employé :

Fins définis :

Renseignements personnels :

Répondant/participant :

Tiers :

Utilisation :

Nous :

Vous :

l'action de rassembler, acquérir, enregistrer ou obtenir des renseignements personnels de quelque source que ce soit, y compris de tiers, par quelque moyen que ce soit.

acceptation volontaire de la collecte, de l'utilisation et de la divulgation des renseignements personnels aux fins définies. Le consentement peut être soit exprès, soit implicite, et peut être accordé directement par la personne ou par un représentant autorisé. Le consentement exprès peut être donné oralement, par voie électronique ou par écrit, mais doit toujours être sans équivoque et ne pas être déduit par SondaPLUS. Le consentement implicite est un consentement qui peut être raisonnablement déduit des actes ou de l'inaction d'une personne.

transmission des renseignements à un tiers.

un employé ou un prestataire indépendant de SondaPLUS.

les fins définies au Principe 2 ci-dessous.

renseignements concernant une personne identifiable, à l'exclusion des nom, titre, adresse professionnelle et numéro de téléphone des employés de SondaPLUS, ainsi que des renseignements factuels descriptifs concernant une entreprise.

un membre du public fournissant des renseignements personnels à SondaPLUS au cours d'un sondage réalisé par SondaPLUS. Par exemple, un répondant ou un participant est une personne qui divulgue des renseignements personnels à SondaPLUS au cours d'une recherche marketing ou sociale quantitative ou qualitative.

une personne ou une entreprise qui n'est pas SondaPLUS.

le traitement, la manipulation et la gestion des renseignements personnels par et au sein de SondaPLUS ou par un tiers avec la connaissance et l'approbation de SondaPLUS.

les mots nous, notre, nos et nôtre font référence à SondaPLUS.

les mots vous, votre, vos et vôtre font référence à vous en tant qu'utilisateur de nos services et de nos produits, à vos héritiers, administrateurs, liquidateurs et ayants droit.

Les dix principes de la confidentialité

Principe 1 : responsabilité

SondaPLUS est responsable des renseignements personnels sous son contrôle et doit désigner au moins une personne qui sera responsable de la conformité de SondaPLUS avec les principes suivants.

La conformité aux dispositions de la Politique de confidentialité de SondaPLUS est assurée par l'agent de protection de la vie privée nommé par SondaPLUS, qui peut être joint par courriel à l'adresse suivante srivard@sondaplus.ca. D'autres personnes au sein de SondaPLUS peuvent être désignées pour agir au nom de l'agent de protection de la vie privée ou pour assurer la collecte ou le traitement quotidiens des renseignements personnels.

SondaPLUS est responsable des renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle et doit user de moyens contractuels ou d'autres moyens offrant un niveau de protection comparable lorsque les renseignements sont traités ou utilisés par un tiers.

Selon les besoins, les politiques et procédures relatives à la confidentialité sont mises en œuvre pour faire respecter la présente Politique de confidentialité de SondaPLUS. Ces politiques et procédures relatives à la confidentialité comprennent :

(a) la mise en œuvre de procédures visant à protéger les renseignements personnels et à superviser la conformité avec la présente Politique de confidentialité de SondaPLUS;

(b) l'élaboration de procédures visant à recevoir les demandes et les plaintes et à y répondre;

(c) la formation des employés à nos politiques et procédures en matière de confidentialité; et

(d) le développement de renseignements accessibles au public visant à expliquer nos politiques et procédures en matière de confidentialité.

Principe 2 : identifier les fins auxquelles sont collectés les renseignements personnels

SondaPLUS doit identifier les fins auxquelles elle collecte les renseignements personnels, ceci au moment de la collecte ou avant cette dernière.

SondaPLUS collecte les renseignements personnels du public uniquement aux fins suivantes :

(a) réaliser des recherches marketing ou sociales quantitatives ou qualitatives;

(b) comprendre les opinions des répondants afin d'établir leur adéquation à d'autres recherches marketing ou sociales quantitatives et qualitatives;

(c) respecter les exigences légales et réglementaires; et

(d) toute autre fin autorisée par vous ou exigée ou permise par la loi.

Les « fins définies » indiquées plus loin dans ce document font référence aux fins définies dans le présent Principe.

SondaPLUS précisera oralement, par voie électronique ou par écrit les fins définies au répondant soit au moment de la collecte des renseignements personnels dans le cadre d'un sondage, soit avant ladite collecte. Sur demande, les personnes collectant les renseignements personnels devront expliquer les fins définies ou rediriger la personne concernée vers un employé désigné par SondaPLUS à même d'expliquer ces fins.

Lorsque les renseignements personnels collectés doivent être utilisés ou divulgués à une fin qui n'a pas été définie précédemment, cette nouvelle fin doit être définie avant que l'utilisation ou la divulgation des renseignements soit permise. Le consentement du répondant doit être obtenu avant l'utilisation ou la divulgation des renseignements à cette nouvelle fin, à moins qu'elle soit permise ou exigée par la loi.

SondaPLUS est autorisée à fournir à ses clients ou à des tiers les renseignements provenant de sondages, sous forme agrégée. Sous cette forme, il est impossible de lier les renseignements personnels à l'identité des répondants.

Principe 3 : obtention du consentement pour la collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels

Il est nécessaire d'obtenir le consentement éclairé d'une personne pour collecter, utiliser ou divulguer ses renseignements personnels, sauf lorsque cela n'est pas adapté.

La participation des répondants à une recherche-sondage est toujours volontaire. Lorsqu'un répondant accepte de participer à un sondage, il accorde son consentement à l'entretien en y prenant part.

De manière générale, les renseignements personnels collectés au cours d'un entretien ne sont divulgués à aucun tiers. Toutefois, le mandataire d'un projet de recherche voudra parfois communiquer avec les répondants directement. Dans ce cas de figure, SondaPLUS explique toujours aux répondants la raison qui motive la divulgation de leurs renseignements personnels et obtient leur permission expresse avant de les divulguer.

Un répondant est toujours libre de choisir de participer ou non à un sondage, de choisir de ne pas répondre à certaines questions ou de mettre fin à sa participation, cela à n'importe quel moment.

SondaPLUS mettra en œuvre des efforts raisonnables pour s'assurer que le répondant a connaissance des fins définies motivant l'utilisation ou la divulgation des renseignements personnels pour laquelle elle demande son consentement. Les fins définies seront énoncées de façon à ce que le répondant puisse les comprendre.

De manière générale, SondaPLUS cherchera à obtenir le consentement pour l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels au moment où elle les collecte.

Toutefois, SondaPLUS peut chercher à obtenir le consentement pour l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels après leur collecte, mais avant leur utilisation ou leur divulgation à une nouvelle fin.

Pour déterminer le type de consentement le plus approprié, SondaPLUS prendra en compte la sensibilité des renseignements personnels et les attentes raisonnables des répondants.

La participation d'un répondant à une recherche marketing ou sociale quantitative ou qualitative peut constituer un consentement implicite à ce que SondaPLUS collecte, utilise et divulgue les renseignements personnels aux fins définies.

Vous êtes libre de retirer votre consentement à tout moment, dans les limites légales ou contractuelles et dans la mesure où vous donnez un préavis suffisant. Vous pouvez communiquer avec nous pour obtenir de plus amples informations concernant les implications du retrait du consentement.

Principe 4 : limites à la collecte des renseignements personnels

SondaPLUS limitera la collecte des renseignements personnels au strict nécessaire pour accomplir les fins qu'elle a définies. SondaPLUS s'engage à collecter les renseignements personnels par des moyens justes et légaux.

SondaPLUS limite le volume et le type des renseignements personnels collectés au cours des sondages. Nous collectons uniquement le volume et le type de renseignements nécessaires pour arriver aux fins définies auprès des personnes.

La plupart du temps, SondaPLUS obtient les renseignements personnels directement de la personne concernée ou d'un membre de son foyer. Sauf dans la mesure où cela est permis par la loi, SondaPLUS collectera les renseignements personnels provenant de sources externes comme les entreprises clientes uniquement si les personnes y ont consenti.

Dans la plupart des cas, nous collecterons uniquement les renseignements personnels nécessaires aux fins définies dans la Politique de confidentialité de SondaPLUS. Nous collecterons peut-être des renseignements personnels provenant d'autres sources, dans la mesure où cela est permis par les lois applicables.

Principe 5 : limitation de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation des renseignements personnels

SondaPLUS s'engage à ne pas utiliser ou divulguer les renseignements personnels à des fins autres que celles ayant motivé leur collecte, sauf avec le consentement de la personne concernée ou lorsque cela est exigé ou permis par la loi. Les renseignements personnels seront conservés aussi longtemps que nécessaire pour arriver à ces fins.

SondaPLUS est autorisée à divulguer les renseignements personnels d'un répondant :

(a) aux clients de SondaPLUS lorsque le répondant y a consenti;

(b) aux tiers engagés par SondaPLUS pour effectuer certaines tâches pour son compte;

(c) aux autorités publiques ou à un agent des autorités publiques si, d'après SondaPLUS, il y a raison de croire qu'un risque imminent pour la vie ou la propriété pourrait être évité ou minimisé par la divulgation des renseignements;

ou

(d) à des tiers, lorsque le répondant consent à la divulgation, ou lorsque celle-ci est exigée ou permise par la loi.

Seuls les employés de SondaPLUS ayant besoin d'accéder aux renseignements personnels des répondants dans le cadre de leur travail ou de leurs obligations raisonnables sont autorisés à le faire.

SondaPLUS s'engage à conserver les renseignements personnels aussi longtemps que cela est nécessaire ou pertinent aux fins définies ou conformément aux exigences de la loi. Selon les circonstances, lorsqu'un répondant doit être joint à nouveau pour clarifier ses réponses au sondage ou pour obtenir des réponses supplémentaires, SondaPLUS s'engage à conserver les renseignements personnels pendant une période raisonnablement suffisante pour permettre la nouvelle prise de contact.

SondaPLUS s'engage à entretenir des contrôles, calendriers et pratiques raisonnables et systématiques pour la conservation et la destruction des renseignements et des registres applicables aux renseignements personnels qui ne s'avèrent plus nécessaires ou pertinents aux fins définies, ou pour ceux que la loi exige ou permet de conserver. Ces renseignements seront détruits, effacés ou rendus anonymes.

Principe 6 : exactitude des renseignements personnels

Les renseignements personnels doivent être exacts, complets et à jour, dans la mesure de ce qui est nécessaire pour arriver aux fins définies.

Les renseignements personnels utilisés par SondaPLUS doivent être suffisamment exacts, complets et à jour pour minimiser la possibilité que des renseignements inappropriés soient employés dans une prise de décision concernant un répondant.

SondaPLUS s'engage à mettre à jour les renseignements personnels des répondants et des employés dans la mesure où cela est nécessaire pour arriver aux fins définies, où à la demande d'une personne.

Principe 7 : mesures de sécurité

SondaPLUS s'engage, pour protéger les renseignements personnels, à prendre des mesures de sécurité adaptées à leur caractère sensible.

SondaPLUS s'engage à protéger les renseignements personnels contre les risques comme la perte ou le vol, l'accès non autorisé, la divulgation, la copie, l'utilisation, la modification ou la destruction, ceci par des mesures de sécurité appropriées, quel que soit le format dans lequel ils sont conservés.

SondaPLUS s'engage à protéger les renseignements personnels divulgués aux tiers, ceci grâce à des accords contractuels stipulant la confidentialité des renseignements et les fins auxquelles ils doivent être utilisés.

Tous les employés de SondaPLUS ayant accès aux renseignements personnels sont tenus de respecter leur confidentialité.

Principe 8 : transparence vis-à-vis des politiques et des procédures

SondaPLUS s'engage à mettre à disposition des personnes certaines informations spécifiques en rapport avec la gestion des renseignements personnels, lesquelles sont contenues dans ses politiques et ses procédures.

SondaPLUS s'engage à faciliter la compréhension des informations concernant ses politiques et ses procédures, notamment :

(a) le poste et l'adresse des personnes responsables de la conformité de SondaPLUS avec sa Politique de confidentialité et à qui les demandes et les plaintes doivent être adressées;

(b) les méthodes d'accès aux renseignements personnels détenus par SondaPLUS;

(c) une description du type de renseignements personnels détenus par SondaPLUS, y compris un compte-rendu général de leur utilisation; et

(d) une description du type de renseignements personnels mis à disposition des entreprises liées (p. ex., filiales).

Principe 9 : accès individuel aux renseignements personnels

SondaPLUS s'engage à informer sur demande toute personne de l'existence, de l'utilisation ou de la divulgation de ses renseignements personnels et à les mettre à sa disposition. Toute personne est autorisée à contester l’exactitude et la complétude des renseignements et à y faire apporter les corrections nécessaires.

Sur demande écrite déposée auprès de l'agent de protection de la vie privée, SondaPLUS informera l'intéressé de l'existence, de l'utilisation ou de la divulgation de ses renseignements personnels et les mettra à sa disposition.

Dans certains cas, SondaPLUS ne sera pas en mesure de mettre à disposition tous les renseignements personnels qu'elle détient sur un répondant. Par exemple, SondaPLUS pourra ne pas mettre à disposition certains renseignements si cela révélait les renseignements personnels d'un tiers ou s'il y avait raison de penser que cela représenterait un risque pour la vie ou la sécurité d'un tiers. En outre, SondaPLUS peut ne pas mettre à dispositions certains renseignements si cela révélait des informations commerciales confidentielles.

Si nous nous trouvions dans l'impossibilité de mettre à votre disposition tout ou partie de vos renseignements personnels, nous vous en exposerions la raison dans la plus grande mesure permise par la loi.

Les renseignements personnels que nous divulguons à un tiers sont soumis aux lois applicables dans la juridiction où le tiers réalise ses activités. Par conséquent, et dans certains cas limités, nous ne serons pas légalement autorisés à relater certaines collectes, utilisations ou divulgations de renseignements personnels.

Dans la plupart des cas, nous rendrons toutefois compte de l'utilisation et de la divulgation des renseignements personnels en citant leur source lorsque cela est raisonnablement possible. Lorsqu'il nous est impossible de fournir une liste des entreprises auxquelles nous avons divulgué les renseignements personnels vous concernant, nous vous fournirons une liste des entreprises susceptibles de les avoir reçus.

Dans le but de protéger les renseignements personnels, les répondants peuvent être tenus de fournir des renseignements suffisants sur leur identité avant que SondaPLUS n'autorise la consultation de leur dossier pour rendre compte de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation des renseignements personnels. Les renseignements alors collectés ne seront utilisés qu'aux fins citées ci-dessus.

SondaPLUS s'engage à corriger ou à compléter rapidement tout renseignement personnel jugé inexact ou incomplet. Tout différend quant à l'exactitude ou à la complétude des renseignements sera porté au dossier de la personne concernée. Lorsque cela est approprié, SondaPLUS transmettra les renseignements corrigés ou l'existence d'un différend aux tiers ayant accès aux renseignements personnels en question.

Les répondants et les employés peuvent obtenir des informations ou demander à consulter leur dossier individuel en communiquant avec l'agent de protection de la vie privée de SondaPLUS.

Principe 10 : plainte pour non-respect des principes

Toute personne est en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus auprès des personnes responsables de la conformité de SondaPLUS avec sa Politique de confidentialité.

SondaPLUS s'engage à disposer de procédures visant à répondre à toutes les demandes et plaintes des répondants en ce qui concerne sa gestion des renseignements personnels.

Sur demande écrite, SondaPLUS informera les répondants de l'existence de ces procédures ainsi que de l'existence de procédures de plainte.

Lorsque cela est approprié, la ou les personnes responsables de la conformité de SondaPLUS vis-à-vis de sa Politique de confidentialité peuvent demander un avis externe avant de fournir une réponse définitive aux plaintes individuelles.

SondaPLUS s'engage à étudier toutes les plaintes relatives à sa conformité vis-à-vis de la Politique de confidentialité. Si une plainte est jugée justifiée, SondaPLUS prendra des mesures adaptées pour résoudre le problème, y compris, si nécessaire, en modifiant ses politiques et ses procédures. Le répondant sera informé de l'issue de l'enquête concernant sa plainte.

Informations supplémentaires

Pour plus d'informations concernant la Politique de confidentialité de SondaPLUS, veuillez communiquer avec l'agent de SondaPLUS chargé de la protection de la vie privée, par courriel à l'adresse suivante srivard@sondaplus.ca.

Rendez-vous sur le site du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada

https://www.priv.gc.ca/.